sexta-feira, 11 de abril de 2014

INSPEÇÃO ADMINISTRATIVA, UMA IMPORTANTE FERRAMENTE PARA AUXILIAR UMA BOA ADMINISTRAÇÃO.




A foto acima, foi retirada do relatório de auditoria da Controladoria Geral da União (CGU), realizada em Ponta de Pedras, em 2009, durante a administração do Sr Pedro Paulo Boulhosa que substituiu a Sra. Consuelo Castro na Prefeitura. A foto mostra o estado em que se encontrava (acredito que já foram recuperados ou substituídos) os sanitários das escolas Ajuda-me a Caminhar e Edir Barbosa. Olhando para o estado dos sanitários pode-se observar como as escolas encontravam-se abandonadas. Sem considerar as responsabilidades, pode-se dizer que faltou alguém levar ao conhecimento do gestor, a necessidade de reparos, urgentes, nas instalações, pelo menos nos sanitários daquelas escolas, pois indicava uma falha considerada grave.
No relatório constam outras folhas administrativas, nem tão graves assim, como a mencionada na página 197 do referido relatório, transcrita abaixo:  
CONSTATAÇÃO:Ausência de identificação do Programa nos comprovantes das despesas realizadas.
FATO:Em análise à documentação comprobatória das despesas efetuadas com recursos do programa, relativo ao período de janeiro de 2008 a
abril de 2009, constatamos que todos os comprovantes das despesas realizadas não estão identificados como originários do Piso Básico de Transição - PBT.Ressalte-se que a falta de identificação do programa de governo nas notas fiscais e recibos dificulta a vinculação entre o
documento e o programa que viabilizou a despesa, ocasionando falhas nos mecanismos de controle. Em prol do princípio da transparência dos gastos públicos os documentos comprobatórios dos recursos do PBT necessitam de identificação”.
Como podemos observar, faltou mencionar, no recibo, a origem da verba que foi gasta. Muito simples e qualquer funcionário com um mínimo de conhecimento poderia fazer, mas isso não foi feito, o que originou uma ”pequena falha”, mas infelizmente foi uma falha administrativa.
Mesmo uma equipe bem treinada, está sujeita a erros eventuais. Para evitar esses deslizes, alguns órgãos, procuram criar procedimentos capazes de detetar e corrigir tais falhas e as Inspeções Administrativas (IA) são muito eficazes para esse fim.
Uma IA é muito util para o administrador porque além de detetar falhas, fornece subsídios para o administrador conhecer os setores em que os funcionários estão trabalhando dentro da política estabelecida ou aqueles setores que precisam de treinamento. Para efetivação de uma IA, não é necessário que os inspetores sejam altamente treinados, basta apenas, que tenham uma boa orientação quanto ao objetivo a ser alcançado e com uma pasta contendo um questionário a ser respondido pelo inspecionado, vai-se verificando se os setores estão cumprindo e funcionando conforme o esperado. No final, reune-se os inspetores e dentro de critérios estabelecidos pelo responsável pela inspeção será produzido um relatório contendo todas as irregularidades constatadas bem como, ressaltando-se os pontos positivos eventualmente encontrados.
Uma IA pode ser aplicada em diversos locais, tais como, num órgão, departamento ou seção. Tomemos como exemplo a secretaria de educação de uma prefeitura, essa secretaria terá várias escolas subordinadas. Os professores de uma escola poderão inspecionar outra escola e depois preparar um relatório (parcial) informando as eventuais falhas encontradas e sugerindo as linhas de ações a serem implementadas para solucionarem as mesmas. Esse relatório será encaminhado para o secretário de educação que reunirá todos relatórios parciais num único relatório onde conste uma visão geral de todas as escolas, com as falhas e as ações a serem tomadas. As providêncas, basicamente envolverão três níveis da administração, são eles:
a)   Os próprios inspecionados que poderão eliminar as falhas mais simples, tais como, limpeza, arrumação e etc;
b)    O superior imediato ao inspecionado, que eliminará as falhas que necessitarem da sua atuação, como pequenos reparos, pintura e outras atribuições que fogem à alçada do inpecionado, e
c)   O prefeito, quando necessitar de recursos, por exemplo, para construção de algum imóvel ou necessite da intervenção política do prefeito para obtenção de recursos.
No relatório onde constem as atribuições para as eliminações das falhas, deverão constar os prazos para as soluções e o responsável pela coordenação das IAs, deverá ficar atento aos prazos e cobrar as soluções, para que não caia no esquecimento.
 Assim poderá ser feito em todos os setores e o prefeito terá um perfil de todos equipamentos sob sua gestoria. Com um bom plenejamento, as IAs poderão ser periódicas, de 1 em 1 ano, 2 em 2 anos ou aquelas IAs eventuais, conforme a necessidade.
As perguntas que deverão constar no questionaário, inicialmente,poderão ser preparadas pelos próprios inspetores e na medida que o tempo for passando ou mediante curso eventualmente ministrado para os funcionários, serão elaboradas de acordo com a necessidade e o objetivo da IA. Já existe um questionário para fazer inspeção da meranda escolar, ficilmente encontado na internet. A Controladoria Geral do Estado de Goiás, dispõe de um farto material, inclusive um manual de inspeção e auditora, em pdf, encontrável em:  www.cge.go.gov.br/site/documentos/.../AUDITORIA-E-INSPECAO.pdf, que poderá servir de referência para elaboração de um manual sobre o assunto.
Evidentemente que as Inspeções Administrativas, por mim mencionadas, são bastante simples se comparadas com as realizadas por controladorias,  onde técnicos altamente especializados realizam tais procedimentos. Aqui, estou sugerindo somente uma ferramenta possível de ser usada e muito útil para o gestor. Existem inúmeras inspeções visando as mais variadas finalidades, no entanto, uma IA, mesmo simples que seja, poderá evitar cenas como as constatadas em Ponta de Pedras por ocasião da auditoria da CGU em 2009, mostradas anteriormente.