A foto acima, foi retirada do relatório de auditoria da Controladoria
Geral da União (CGU), realizada em Ponta de Pedras, em 2009, durante a
administração do Sr Pedro Paulo Boulhosa que substituiu a Sra. Consuelo Castro
na Prefeitura. A foto mostra o estado em que se encontrava (acredito que já foram
recuperados ou substituídos) os sanitários das escolas Ajuda-me a Caminhar e
Edir Barbosa. Olhando para o estado dos sanitários pode-se observar como as
escolas encontravam-se abandonadas. Sem considerar as responsabilidades,
pode-se dizer que faltou alguém levar ao conhecimento do gestor, a necessidade
de reparos, urgentes, nas instalações, pelo menos nos sanitários daquelas
escolas, pois indicava uma falha considerada grave.
No relatório constam outras folhas administrativas, nem tão graves
assim, como a mencionada na página 197 do referido relatório, transcrita
abaixo:
”
CONSTATAÇÃO:Ausência de identificação do Programa nos
comprovantes das despesas realizadas.
FATO:Em
análise à documentação comprobatória das despesas efetuadas com recursos do
programa, relativo ao período de janeiro de 2008 a
abril
de 2009, constatamos que todos os comprovantes das despesas realizadas não
estão identificados como originários do Piso Básico de Transição -
PBT.Ressalte-se que a falta de identificação do programa de governo nas notas
fiscais e recibos dificulta a vinculação entre o
documento e o programa que viabilizou a
despesa, ocasionando falhas nos mecanismos de controle. Em prol do princípio da
transparência dos gastos públicos os documentos comprobatórios dos recursos do
PBT necessitam de identificação”.
Como podemos observar, faltou
mencionar, no recibo, a origem da verba que foi gasta. Muito simples e qualquer
funcionário com um mínimo de conhecimento poderia fazer, mas isso não foi feito,
o que originou uma ”pequena falha”, mas infelizmente foi uma falha
administrativa.
Mesmo uma equipe bem treinada, está
sujeita a erros eventuais. Para evitar esses deslizes, alguns órgãos, procuram
criar procedimentos capazes de detetar e corrigir tais falhas e as Inspeções
Administrativas (IA) são muito eficazes para esse fim.
Uma IA é muito util para o
administrador porque além de detetar falhas, fornece subsídios para o
administrador conhecer os setores em que os funcionários estão trabalhando
dentro da política estabelecida ou aqueles setores que precisam de treinamento.
Para efetivação de uma IA, não é necessário que os inspetores sejam altamente
treinados, basta apenas, que tenham uma boa orientação quanto ao objetivo a ser
alcançado e com uma pasta contendo um questionário a ser respondido pelo
inspecionado, vai-se verificando se os setores estão cumprindo e funcionando
conforme o esperado. No final, reune-se os inspetores e dentro de critérios
estabelecidos pelo responsável pela inspeção será produzido um relatório
contendo todas as irregularidades constatadas bem como, ressaltando-se os pontos
positivos eventualmente encontrados.
Uma IA pode ser aplicada em diversos
locais, tais como, num órgão, departamento ou seção. Tomemos como exemplo a
secretaria de educação de uma prefeitura, essa secretaria terá várias escolas
subordinadas. Os professores de uma escola poderão inspecionar outra escola e depois
preparar um relatório (parcial) informando as eventuais falhas encontradas e
sugerindo as linhas de ações a serem implementadas para solucionarem as mesmas.
Esse relatório será encaminhado para o secretário de educação que reunirá todos
relatórios parciais num único relatório onde conste uma visão geral de todas as
escolas, com as falhas e as ações a serem tomadas. As providêncas, basicamente envolverão
três níveis da administração, são eles:
a)
Os próprios inspecionados que poderão
eliminar as falhas mais simples, tais como, limpeza, arrumação e etc;
b)
O superior imediato ao inspecionado, que
eliminará as falhas que necessitarem da sua atuação, como pequenos reparos,
pintura e outras atribuições que fogem à alçada do inpecionado, e
c)
O prefeito, quando necessitar de
recursos, por exemplo, para construção de algum imóvel ou necessite da
intervenção política do prefeito para obtenção de recursos.
No relatório onde
constem as atribuições para as eliminações das falhas, deverão constar os prazos
para as soluções e o responsável pela coordenação das IAs, deverá ficar atento
aos prazos e cobrar as soluções, para que não caia no esquecimento.
Assim poderá ser feito em todos os setores e o
prefeito terá um perfil de todos equipamentos sob sua gestoria. Com um bom
plenejamento, as IAs poderão ser periódicas, de 1 em 1 ano, 2 em 2 anos ou
aquelas IAs eventuais, conforme a necessidade.
As perguntas que deverão constar no
questionaário, inicialmente,poderão ser preparadas pelos próprios inspetores e
na medida que o tempo for passando ou mediante curso eventualmente ministrado
para os funcionários, serão elaboradas de acordo com a necessidade e o objetivo
da IA. Já existe um questionário para fazer inspeção da meranda escolar,
ficilmente encontado na internet. A Controladoria Geral do Estado de Goiás,
dispõe de um farto material, inclusive um manual de inspeção e auditora, em pdf,
encontrável em: www.cge.go.gov.br/site/documentos/.../AUDITORIA-E-INSPECAO.pdf,
que poderá servir de referência para elaboração de um manual sobre o assunto.
Evidentemente que as Inspeções
Administrativas, por mim mencionadas, são bastante simples se comparadas com as
realizadas por controladorias, onde
técnicos altamente especializados realizam tais procedimentos. Aqui, estou
sugerindo somente uma ferramenta possível de ser usada e muito útil para o
gestor. Existem inúmeras inspeções visando as mais variadas finalidades, no
entanto, uma IA, mesmo simples que seja, poderá evitar cenas como as constatadas
em Ponta de Pedras por ocasião da auditoria da CGU em 2009, mostradas anteriormente.